Когда в моей компании работало три человека, я даже не знал о существовании и уж тем более не думал о необходимости определения структуры. Когда в компании работало 12 человек, мы распределили обязанности и определили структуру управления, распечатали и вывесили на доску схему оргструктуры компании. Когда компания насчитывала более 50 сотрудников – ничего не изменилось. В скором времени мы достигнем штата в 100 человек, структура компании подвергнется теперь уже запланированным изменениям, но, самое главное – она по-прежнему будет управляемой.

Театр по-прежнему начинается с вешалки, любая компания все так же, как и много лет назад – со структуры. Говоря о структуре, сразу же хочу предупредить вас о том, что мы не будем рассматривать иерархические, линейные, линейно-штабные, дивизионные и иные организационные структуры. Мы будем работать над осознанием необходимости и основами ее создания в рамках вашего видения деятельности компании. Все в этом мире, так или иначе, имеет структуру, ваша компания – не исключение. От слов к делу - начинаем работу.

И начинаем с приятного - у вас уже есть структура! Она существует не только у вас, она есть у всех, и не важно, на какой стадии развития находится компания, сколько сотрудников в ней работает и чем эта самая компания занимается. И действительно, это та самая основа, без которой не может существовать ни одна организация. Так вот, структура действительно есть. Но как она создавалась? Кто и каким образом управляет ею в настоящий момент? Вы готовы ответить на эти вопросы? Я предлагаю перейти к вопросам, связанным со структурой компании, и, надеюсь, мне удалось предугадать большинство из тех, которые могут у вас возникнуть.

Что необходимо учесть при работе над структурой?

Необходимо учесть один момент, который в настоящее время то ли забывают, то ли попросту игнорируют, не придавая ему никакого значения. Помимо отделов, подразделений, департаментов, существующих в вашей организации, важно включать в структуру компании, с которыми вы сотрудничаете, например, поставщиков, субподрядчиков, компании, которые выполняют для вас те или иные услуги, например, клининговые, транспортные, бухгалтерские. В данном случае речь идет об аутсорсинге (привлечении внешней организации для выполнения каких-либо работ, использовании сторонних ресурсов - персонала, оборудования и пр.).

Этого включения почему-то никто не делает, а это, бесспорно, является важным аспектом. Для чего это нужно? В рамках вашей организации не должно быть пробелов и белых пятен. Каждый должен видеть кто, как и с кем взаимодействует. Ваш поставщик взаимодействует с отделом снабжения вашей компании, так почему в таком случае он в структуре не указывается? И за уборку, которая передана клининговой компании, все равно отвечает кто-то из ваших сотрудников.

Что такое графически оформленная организационная структура?Организационная структура любой компании  отражает принцип работы всей компании на основе взаимосвязей подразделений, а задача оформленной на бумаге структуры, включающей в себя прямоугольники, в которых указаны наименования отделов, и линии, которыми отмечены взаимосвязи между ними, заключается в передаче четкого понимания, кто и кому подчиняется, а также того, какие уровни выделены в компании.

А для чего нужна оформленная структура?
Собственно, в любой компании, независимо от ее размеров и масштабов, мы знаем ее структуру и, в таком случае, казалось бы, зачем ее определять. Заметьте, я употребил слово "знаем", а не, например, словосочетание "работаем согласно ей". Структура, которая не оформлена, - не находится под управлением, также как и все ее составляющие не находятся под управлением, а все что не управляется вами, управляется кем-то другим, при этом ни о какой системе в работе вашей компании и речи быть не может.

Когда приступать к оптимизации структуры?

Оптимизация структуры и ее новая форма появляется только после того, как подготовлена программа по оптимизации бизнес-процессов, когда определены цели и то, как каждый из этих "прямоугольников" путем взаимодействия влияет на достижение этих целей. Но это тема уже другой статьи.